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FocusOn del: 02-11-2020

Digitalizzazione: lavorare smart

Dal lockdown allo smartworking, tutte le sfumature del lavoro in mobilità.

Il lockdown ha costretto diverse aziende, studi e associazioni ad attivarsi per permettere ai propri collaboratori di operare da casa, o comunque da una sede diversa da quella abituale. Per fare questo non è sempre sufficiente avere un pc collegato ad internet, dato che nello scenario italiano molte organizzazioni non sono dotate di infrastrutture software e hardware che consentono l'accesso da remoto.

La ricetta per il telelavoro non è una sola, è vero: è altrettanto vero che ci sono professioni che non possono essere svolte a distanza (basti pensare ad esempio alla manutenzione di impianti o alla logistica). In ogni realtà, tuttavia, vi sono mansioni che possono essere portate a termine senza l’interazione fisica con il proprio posto di lavoro in sede: il prerequisito per questo approccio è la digitalizzazione dei processi e delle informazioni.

Quando si pensa alla collaborazione viene spontaneo pensare ad un gruppo di persone riunite in un unico ambiente fisico, magari attorno ad un tavolo o ad un macchinario, che condividono dati, documenti, idee, ma anche sguardi e sensazioni. Quanto è possibile rendere virtuali questi confronti senza perdere in efficacia? Oggi possiamo certamente rispondere che le alte prestazioni delle tecnologie hardware e software e la sempre crescente capacità di banda delle connessioni dati ci consentono di raggiungere risultati che fino a pochi anni fa erano probabilmente impensabili.

Le soluzioni in campo sono di natura diversa: è indispensabile che l’organizzazione adotti strumenti software per la gestione ottimizzata delle informazioni, siano essi residenti in locale piuttosto che in cloud, con i quali strutturare non solo i dati ed i documenti ma anche i processi di interazione tra questi ed i collaboratori. Le piattaforme software non sono tuttavia sufficienti a perseguire gli obiettivi di efficacia ed efficienza se non vengono opportunamente configurate per rispondere alle specificità dei processi di ciascuna realtà.

Esempi di tali soluzioni sono le piattaforme Software Gestionali di ultima generazione o quelle di Information & Process Management: in questo contesto Gescad ha scelto come propri partner strategici Sistemi (con le soluzioni Profis, Job, Spring, eSolver e altre) ed Able Tech (con le soluzioni ARXivar e IX), occupandosi anche, in qualità di System Integrator, di far dialogare tra loro soluzioni che non sono state progettate appositamente per farlo,  fornendo inoltre la necessaria consulenza organizzativa e di processo risultante dalla propria trentennale esperienza in campo di trasformazione digitale.

Con l’adozione delle giuste tecnologie, ogni figura professionale è in grado di ottimizzare il proprio approccio lavorativo: gli addetti di contabilità, fiscalità, gestione del personale, rete vendite, ufficio acquisti, fino a quelli di gestione di magazzino e produzione, così come i dirigenti, possono infatti ridurre al minimo il ricorso all’interazione in presenza, grazie ad un posto di lavoro virtuale nel quale trovare sempre tutto ciò che occorre.

Quando l’attività richiede il confronto e l’interazione con i propri collaboratori e partner, le nuove Piattaforme di Collaboration consentono di condividere non solo immagini e parole, grazie alle ormai consolidate tecnologie di videochiamata o videoconferenza, bensì l’intero ambiente di lavoro virtuale, o Digital Workspace: gli strumenti software in dotazione interagiscono infatti con la piattaforma per rendere fruibili ai partecipanti documenti, appunti e contenuti multimediali, sia in semplice visualizzazione che in modalità di interazione collaborativa.

Questi scenari non devono essere pensati solo come soluzioni a contingenze di lockdown forzato ma possono anche aprire le porte ad una filosofia del lavoro in mobilità ben più ampia: occupare al meglio l’orario lavorativo delle proprie risorse, in particolare di quelle che operano spesso fuori sede, offre un’esperienza professionale di qualità superiore, riducendo i tempi di inattività e stimolando la condivisione e la crescita per l’intera organizzazione.

Lavorare smart significa soprattutto lavorare meglio, ovunque sia il proprio posto di lavoro.