Gestione elettronica dei documenti e dei processi aziendali

In ambito documentale, la diffusione dei software di archiviazione e consultazione ha avuto un’importante spinta negli ultimi 10 anni, per effetto di una crescente disponibilità di dispositivi storage (hard disk, NAS, SAN, ecc.) con rapporto capacità prezzo sempre più vantaggioso.

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E’ pertanto molto alto il numero di prodotti oggi disponibili per la gestione degli archivi elettronici, ma uno di questi si distingue per la completezza funzionale: ARXivar è stato scelto da Gescad Group per la profonda elasticità che lo contraddistingue, ereditata dalla piattaforma di gestione dei processi che ne costituisce l’aspetto distintivo (Document & Process Management).


Per la sua intrinseca capacità gestionale, ARXivar è in grado non solo di garantire una performante generazione, archiviazione (anche in conservazione digitale) e catalogazione dei documenti elettronici (siano essi prodotti dalla scansione del documento cartaceo o generati nativamente in formato elettronico), ma anche di costruire flussi operativi (Workflow) per la gestione di richieste ferie, richieste di acquisto, attività commerciali (dalla richiesta cliente al preventivo, all’ordine cliente, etc.), come di qualsiasi altro processo attivo in azienda, anche quando questo non prevede la produzione di documenti.

 

ALCUNI ESEMPI DI NOSTRE REALIZZAZIONI

 

COMMERCIALE - Gestione delle richieste di preventivo

La registrazione nel sistema della richiesta di un Cliente (telefonata/email) avvia le fasi di stima e realizzazione del preventivo, creato su modelli Word/Excel standard autocompilati. Il preventivo resta in stato VALIDO per il periodo di validità definito e viene attivato un promemoria al commerciale per richiamare il Cliente secondo gli accordi.

 

COMMERCIALE – Gestione delle conferme Cliente

All’accettazione di un preventivo (cambio stato in ACCETTATO) si avvia la fase di archiviazione della conferma del Cliente e dell’invio – se richiesta – della Conferma d’Ordine, contenente la lista dei prodotti disponibili e i prezzi definitivi (dati ottenuti dal software gestionale). La stessa fase può produrre la documentazione contrattuale, di certificazione, privacy e qualità, in base al tipo di servizio proposto.

 

COMMERCIALE – C.R.M.

Con semplici maschere di immissione dati, facili da compilare anche da dispositivi mobili (tablet/notebook), vengono archiviate le note relative a VISITE e TELEFONATE, con indicazione degli articoli/servizi di interesse del Cliente e i commenti utili del commerciale incaricato. Queste informazioni risultano istantaneamente condivide con l’intero gruppo di lavoro, facilitando l’assegnazione di ruoli o i cambi di territorio tra agenti.

 

MANUTENZIONE / PERSONALE – Gestione scadenze programmate/certificazioni

Un automatismo prevede un avviso preventivo di scadenza per ogni tipo di attività a rinnovo: manutenzione a macchinari, certificazione di dispositivi, formazione del personale, licenze e concessioni, ecc. Per ogni diversa tipologia è possibile definire un iter di rinnovo univoco, differente per periodo di preavviso oppure per la preparazione dei documenti necessari alla richiesta di rinnovo.

 

PERSONALE / HR – Automazione richiesta ferie/permessi

Ogni dipendente (anche non dotato di pc) può inserire la propria richiesta di ferie/permesso tramite un semplice modulo elettronico, che può essere reso disponibile sul portale aziendale, in cui indicare date e orari. Solo il responsabile del richiedente riceve la comunicazione di richiesta che sarà incaricato di confermarla, rifiutarla o proporne la modifica. Il processo si conclude con la comunicazione definitiva all’ufficio personale e al richiedente.

 

AMMINISTRAZIONE – Approvazione fatture passive

Ogni fattura in entrata, oltre a venire digitalizzata ed archiviata in unione con il software gestionale, viene sottoposta alla verifica e all’approvazione della Direzione prima del pagamento: il Direttore vede quotidianamente l’elenco delle fatture da approvare e le gestisce con pochi click, anche da dispositivo mobile (tablet/notebook).