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La Gestione Documentale (ARXivar)

INFORMAZIONI DI BUSINESS ORGANIZZATE E FACILMENTE REPERIBILI

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Ogni organizzazione è circondata da informazioni che si muovono anche su “strade” non tracciate.

ARXivar permette di gestire facilmente qualsiasi tipo di documento ed informazione e dire addio a dispersioni di dati non gestiti nei desktop dei pc, unità di rete, cartelle in account e-mail, chiavette USB, dischi esterni, ecc.

 

INFORMAZIONI CENTRALIZZATE

Ogni documento ed ogni informazione che entra in ARXivar viene completata con una serie di dati aggiuntivi (metadati), utili come chiavi di ricerca e come elementi di attivazione dei processi definit.

CONDIVISIONE

La gestione centralizzata delle informazioni rende facile condividerle con chi può/deve accedervi, distribuendo le regole di riservatezza definite e gestibili.

SICUREZZA

Grazie a specifiche funzioni di gestione della sicurezza, applicabili anche ad ogni singolo documento, si possono definire le regole di base di accesso ai documenti.

CONSERVAZIONE

I documenti fiscalmente rilevanti già archiviati possono essere facilmente conservati a norma, in locale oppure con servizi di outsourcing dedicati.

Configurare i processi ORGANIZZAZIONE

Fascicoli, Pratiche e Hashtag

Documenti ed informazioni eterogenee (disegni, mail, contratti, ordini etc.) inerenti, ad esempio, ad una stessa commessa o cliente/fornitore, vengono relazionati automaticamente o manualmente a discrezione dell'utente al momento dell’archiviazione.
ARXivar permette inoltre di collegare documenti e informazioni semplicemente inserendo un medesimo #hashtag al loro interno o nei campi di profilo.

 

Esecuzione dei processi ARCHIVIAZIONE

Libertà dai supporti tradizionali

ARXivar consente di archiviare qualsiasi tipo di documento (Word, Excel, Power Point, immagini, video, mail, fax, spool di stampa...) proveniente dai vari sistemi informativi che l’azienda utilizza (ERP/Gestionali, CRM, Sistemi Qualità, rilevazioni presenze etc.)
Tutte le informazioni sono centralizzate e facilmente rintracciabili.

Monitoraggio e report RICERCA

informazioni disponibili in pochi click

Il motore di ricerca di ARXivar permette di eseguire ricerche su tutti i campi di profilo del documento, su allegati ed annotazioni, su dati anagrafici del mittente/destinatario e all'interno dei volumi in conservazione, anche in modalità FULL-TEXT.
E’ possibile personalizzare la griglia dei risultati di ricerca e memorizzare le ricerche più frequenti.

Ricerca estesa grazie al motore OCR

Con il Servizio OCR la ricerca è ancora più approfondita perché viene effettuata direttamente dentro al testo del documento informatico, comprese le scansioni PDF. ARXivar permette di affiancare la potenza del motore full text alla precisione della ricerca tramite metadati.

 

Configurare i processi DISTRIBUZIONE E CONDIVISIONE

Accesso multi-canale e multi-device

ARXivar permette l’invio di un documento, a liste di distribuzione preconfigurate, tramite email, fax, servizi di postalizzazione, oppure LINK http o https. Tutte le movimentazioni eseguite sui documenti sono tracciate per garantirne il controllo.
Integrazione con: MS Exchange | Lotus Domino | Principali Fax Server | Portali web

 

Esecuzione dei processi INTEGRITA' E RISERVATEZZA

In linea con lo standard ISO/IEC 27001

Ogni documento archiviato non è più modificabile: lo storico di tutte le revisioni e modifiche, è sempre disponibile. Tutte le operazioni effettuate su un documento sono tracciate nel log della scheda documentale. ARXivar permette inoltre di gestire le riservatezze, definendo i permessi di accesso sia a livello di classe documentale che di singolo documento.

 

Monitoraggio e report MODELLI ORGANIZZATIVI

Rispetto degli standard e delle regole

Con ARXivar è possibile generare flussi operativi per la creazione di svariate tipologie di documenti (offerte, comunicati stampa, fatture, moduli qualità, carta intestata…) e metterli a disposizione del gruppo di lavoro. La compilazione dei documenti è guidata e l’accesso alla revisione dei modelli è controllato.
Ideale per le aziende e gli studi che vogliano regolare la creazione dei documenti secondo un determinato standard.

 

Configurare i processi FIRMA GRAFOMETRICA

I vantaggi della dematerializzazione

La firma Grafometrica permette di abilitare la raccolta della firma di un sottoscrittore, sfruttando appositi supporti fissi o mobili dotati di penna da mobile o postazione fissa.

  • Possibilità di concludere contratti o effettuare altre trattative che necessitano di firma direttamente attraverso il proprio dispositivo
  • Eliminazione documenti cartacei
  • Riduzione del tempo di lavorazione delle pratiche

Attraverso tavoletta e penna elettronica il sistema cattura l’immagine della firma, i dati dinamici e i parametri biometrici (ritmo, velocità, pressione, accelerazione, movimento aereo) che la rendono unica ed irriproducibile.

ANCHE OFF LINE! E’ possibile collegarsi ad ARXivar, scaricare sul proprio tablet i documenti e ricercare, consultare e firmare grafometricamente i documenti in modalità off-line, consentendo di ricondurli all'archivio una volta tornati on-line.

Richiedi informazioni

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI PER ATTIVITA’DI MARKETING E COMUNICAZIONE

Ai sensi del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali) e del Regolamento UE n. 679/2016 (GDPR), congiuntamente anche solo (“Normativa Privacy”)Vi informiamo di quanto segue:

Titolare e Responsabile del Trattamento: il Titolare del Trattamento è Gescad S.p.A., con sede legale in Via Gregorio Ricci Curbastro, 6/A, Argenta (FE), P.iva 01121090383, nella persona del proprio legale rappresentante pro tempore. Contattabile al seguente indirizzo di posta elettronica: privacy@gescad.it o al numero di fax 0532 852515.

Finalità del Trattamento: i dati personali, previo specifico consenso dell’Interessato, saranno trattati dal Titolare del Trattamento per finalità di marketing diretto e comunicazione. In particolare verso gli Interessati che volontariamente procederanno a registrarsi nell’apposito box dedicato sul sito www.gescad.it, saranno inviate, previo specifico consenso:

comunicazioni promozionali circa i prodotti e i servizi forniti del Titolare stesso, il tutto mediante posta elettronica, o qualora specificatamente previsto a mezzo posta tradizionale o contatto telefonico;

comunicazioni relative a novità, iniziative e/o eventi, sia divulgative, sia aventi ad oggetto prodotti e servizi forniti dal Titolare stesso, anche difformi rispetto a quanto già eventualmente acquistato o sottoscritto dall’Interessato, il tutto mediante posta elettronica, o qualora specificatamente previsto a mezzo posta tradizionale o contatto telefonico;

Il trattamento dei dati personali sarà improntato ai principi di correttezza liceità e trasparenza; esso potrà essere effettuato mediante strumenti manuali, informatici e telematici, dal Titolare, Responsabile e Incaricati del Trattamento mediante misure adeguate di sicurezza e riservatezza e con l’impegno di non diffonderli o comunicarli a terzi estranei.

Base giuridica del Trattamento: La base giuridica del trattamento è il consenso al trattamento stesso per le finalità di cui al paragrafo che precede; la prestazione del consenso è facoltativa ed in caso di mancato rilascio non vi sarà alcuna conseguenza se non l’impossibilità da parte della Società di poter svolgere l’attività di marketing ed informazione descritta in precedenza.

Destinatari/Categorie di destinatari dei dati personali: i dati personali potranno essere comunicati, esclusivamente per le finalità di cui sopra, alle categorie di soggetti di seguito indicate:

persone, società, associazioni o studi professionali che prestino attività di assistenza e consulenza a Gescad S.p.A. con riferimento alle attività precedentemente descritte;

persone o società di consulenza che prestino la propria attività al fine di gestire le campagne di marketing e di comunicazione per Gescad S.p.A.;

ogni ufficio della Pubblica Amministrazione cui gli atti sono fisiologicamente rivolti e/o ove questi espressamente lo richiedano motivatamente.

Tali soggetti agiscono in qualità di autonomi titolari del trattamento o Responsabili del trattamento opportunamente nominati ed istruiti dal Titolare del trattamento. L’elenco nominativo dei soggetti a cui i dati dell’Interessato sono o potranno essere comunicati è a Vostra disposizione presso la Società e potrà essere agevolmente ottenuto inoltrando apposita richiesta scritta al Titolare del trattamento.

I dati personali dell’Interessato non saranno in ogni caso oggetto di diffusione.

Durata di conservazione del dato: I dati di cui trattasi saranno conservati per il periodo strettamente necessario alle finalità per i quali il consenso viene prestato dall’Interessato e fino a quando non siano decorsi i termini per i quali la conservazione dovesse essere imposta da obblighi di legge. La conservazione non potrà protrarsi successivamente alla revoca del consenso precedentemente prestato.

Diritti dell’interessato: In ogni momento l’Interessato potrà esercitare i propri diritti nei confronti del Titolare del trattamento ai sensi dell’art. 7, D.Lgs. n 196/2003 ed ai sensi degli artt. 15 – 22 del GDPR.

Tali diritti sono esercitati con richiesta rivolta senza formalità al Titolare del trattamento, anche per il tramite di un incaricato, alla quale sarà fornito idoneo riscontro senza ritardo. La richiesta rivolta al Titolare può essere trasmessa al seguente indirizzo di posta elettronica: privacy@gescad.it o al numero di fax 0532 852515.

In particolare:

Accesso ai dati e portabilità: È diritto dell’Interessato siano all’eventuale revoca del consenso per le finalità descritte e dunque fino alla cancellazione dei dati, chiedere al Titolare del trattamento l’accesso ai dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati. Ricorrendo i requisiti di legge, è diritto dell’Interessato ricevere, quando possibile, in un formato strutturato di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati personali che lo riguardano forniti al Titolare del trattamento nonché di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento.

Revoca del consenso: È garantito il diritto dell’Interessato di revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento eventualmente basato sul consenso prestato prima della revoca. Al fine di revocare il consenso al trattamento sarà sufficiente inviare una email in tal senso al seguente indirizzo: privacy@gescad.it o al numero di fax 0532 852515.

Come esercitare i diritti Per esercitare i diritti che precedono, l’Interessato può indirizzare una richiesta agli estremi di contatto del Titolare indicati in questo documento. Le richieste si intendono a titolo gratuito, se non particolarmente onerose, ed evase dal Titolare nel più breve tempo possibile, in ogni caso entro un mese.

Ricorso al garante per la protezione dei dati personali: Nel caso si dovesse ravvisare una violazione della regolamentazione relativa al trattamento dei dati personali, è suo diritto, in qualità di Interessato, proporre ricorso al garante per la protezione dei dati personali con le modalità e i termini riportati sul sito dell’autorità garante per la protezione dei dati personali.


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