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ARXivar e la Gestione Documentale

INFORMAZIONI DI BUSINESS ORGANIZZATE E FACILMENTE REPERIBILI

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Ogni organizzazione è circondata da informazioni che si muovono anche su “strade” non tracciate.

ARXivar permette di gestire facilmente qualsiasi tipo di documento ed informazione e dire addio a dispersioni di dati non gestiti nei desktop dei pc, unità di rete, cartelle in account e-mail, chiavette USB, dischi esterni, ecc.

 

INFORMAZIONI CENTRALIZZATE

Ogni documento ed ogni informazione che entra in ARXivar viene completata con una serie di dati aggiuntivi (metadati), utili come chiavi di ricerca e come elementi di attivazione dei processi definit.

CONDIVISIONE

La gestione centralizzata delle informazioni rende facile condividerle con chi può/deve accedervi, distribuendo le regole di riservatezza definite e gestibili.

SICUREZZA

Grazie a specifiche funzioni di gestione della sicurezza, applicabili anche ad ogni singolo documento, si possono definire le regole di base di accesso ai documenti.

CONSERVAZIONE

I documenti fiscalmente rilevanti già archiviati possono essere facilmente conservati a norma, in locale oppure con servizi di outsourcing dedicati.

Configurare i processi ORGANIZZAZIONE

Fascicoli, Pratiche e Hashtag

Documenti ed informazioni eterogenee (disegni, mail, contratti, ordini etc.) inerenti, ad esempio, ad una stessa commessa o cliente/fornitore, vengono relazionati automaticamente o manualmente a discrezione dell'utente al momento dell’archiviazione.
ARXivar permette inoltre di collegare documenti e informazioni semplicemente inserendo un medesimo #hashtag al loro interno o nei campi di profilo.

 

Esecuzione dei processi ARCHIVIAZIONE

Libertà dai supporti tradizionali

ARXivar consente di archiviare qualsiasi tipo di documento (Word, Excel, Power Point, immagini, video, mail, fax, spool di stampa...) proveniente dai vari sistemi informativi che l’azienda utilizza (ERP/Gestionali, CRM, Sistemi Qualità, rilevazioni presenze etc.)
Tutte le informazioni sono centralizzate e facilmente rintracciabili.

Monitoraggio e report RICERCA

informazioni disponibili in pochi click

Il motore di ricerca di ARXivar permette di eseguire ricerche su tutti i campi di profilo del documento, su allegati ed annotazioni, su dati anagrafici del mittente/destinatario e all'interno dei volumi in conservazione, anche in modalità FULL-TEXT.
E’ possibile personalizzare la griglia dei risultati di ricerca e memorizzare le ricerche più frequenti.

Ricerca estesa grazie al motore OCR

Con il Servizio OCR la ricerca è ancora più approfondita perché viene effettuata direttamente dentro al testo del documento informatico, comprese le scansioni PDF. ARXivar permette di affiancare la potenza del motore full text alla precisione della ricerca tramite metadati.

 

Configurare i processi DISTRIBUZIONE E CONDIVISIONE

Accesso multi-canale e multi-device

ARXivar permette l’invio di un documento, a liste di distribuzione preconfigurate, tramite email, fax, servizi di postalizzazione, oppure LINK http o https. Tutte le movimentazioni eseguite sui documenti sono tracciate per garantirne il controllo.
Integrazione con: MS Exchange | Lotus Domino | Principali Fax Server | Portali web

 

Esecuzione dei processi INTEGRITA' E RISERVATEZZA

In linea con lo standard ISO/IEC 27001

Ogni documento archiviato non è più modificabile: lo storico di tutte le revisioni e modifiche, è sempre disponibile. Tutte le operazioni effettuate su un documento sono tracciate nel log della scheda documentale. ARXivar permette inoltre di gestire le riservatezze, definendo i permessi di accesso sia a livello di classe documentale che di singolo documento.

 

Monitoraggio e report MODELLI ORGANIZZATIVI

Rispetto degli standard e delle regole

Con ARXivar è possibile generare flussi operativi per la creazione di svariate tipologie di documenti (offerte, comunicati stampa, fatture, moduli qualità, carta intestata…) e metterli a disposizione del gruppo di lavoro. La compilazione dei documenti è guidata e l’accesso alla revisione dei modelli è controllato.
Ideale per le aziende e gli studi che vogliano regolare la creazione dei documenti secondo un determinato standard.

 

Configurare i processi FIRMA GRAFOMETRICA

I vantaggi della dematerializzazione

La firma Grafometrica permette di abilitare la raccolta della firma di un sottoscrittore, sfruttando appositi supporti fissi o mobili dotati di penna da mobile o postazione fissa.

  • Possibilità di concludere contratti o effettuare altre trattative che necessitano di firma direttamente attraverso il proprio dispositivo
  • Eliminazione documenti cartacei
  • Riduzione del tempo di lavorazione delle pratiche

Attraverso tavoletta e penna elettronica il sistema cattura l’immagine della firma, i dati dinamici e i parametri biometrici (ritmo, velocità, pressione, accelerazione, movimento aereo) che la rendono unica ed irriproducibile.

ANCHE OFF LINE! E’ possibile collegarsi ad ARXivar, scaricare sul proprio tablet i documenti e ricercare, consultare e firmare grafometricamente i documenti in modalità off-line, consentendo di ricondurli all'archivio una volta tornati on-line.

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